Privacy persoonsgegevens

Als vereniging gaan we zorgvuldig om met de persoonsgegevens van onze leden. We volgen hierbij de richtlijnen van de nieuwe Europese privacy wetgeving: de  Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die vanaf 25 mei 2018 in werking is.

Als je lid wordt, ga je automatisch akkoord met de verwerking van je persoonsgegevens. Alle huidige leden hebben we voorafgaand aan de ingangsdatum van de AVG geïnformeerd via onze Nieuwsbrief.
Hoe we je rechten en privacy waarborgen staat hieronder uitgeschreven.

Protocol Beheer Ledenlijst
Alle leden, trainers, Vrienden van STG Zaanstreek en oud-leden staan geregistreerd in het ledenbestand van STG Zaanstreek. De gegevens bevinden zich in een (Excel) databestand. Voor het beheer, gebruik en toegang tot de ledenlijst c.q. databestand is het Protocol Beheer Ledenlijst STG Zaanstreek opgesteld, geformaliseerd tijdens de bestuursvergadering van 24 april 2018. Dit protocol is door ieder lid op te vragen bij het secretariaat.

Het Protocol Beheer Ledenlijst STG Zaanstreek omvat:

  • Ledenlijst Opzet en Beheer
  • Locatie en beveiliging bestanden
  • Toegankelijkheid en inloggen
  • Het Beknopte ledenbestand t.b.v. de trainers
  • Disclaimer ledenbestand

Zo gaan wij om met je persoonsgegevens
Je persoonsgegevens  worden digitaal opgeslagen. Dit geldt niet alleen voor je lidmaatschapsgegevens, maar bijvoorbeeld ook voor je abonnementsaanvragen en wedstrijdlicenties. Je wedstrijduitslagen worden bijgehouden ten behoeve van de Adelskalender (dit laatste bestand wordt in het seizoen 2018/2019 verder geformaliseerd).

Dit is onze manier van omgaan met je persoonsgegevens. Hierin vind je ook je rechten.

  • Je persoonsgegevens slaan wij op conform ons bovengenoemde protocol en gebruiken we om je als lid van STG-Zaanstreek te kunnen registreren, de contributie- en abonnementsgelden te kunnen innen en je registratie bij de KNSB te kunnen doen. Dit laatste is van belang om te zorgen dat je verzekerd bent als je in verenigingsverband schaatst op de baan.
  • Je gegevens geven wij niet door aan derden, met uitzondering van de KNSB als je actief sporter bent en de baanverenigingen van Haarlem en/of Amsterdam als je een baanabonnement aanvraagt. In beide gevallen ben je akkoord op het moment dat je een aanvraag doet voor een ijsabonnement, wedstrijdlicentie en/of meedoet aan één van onze trainingen. In andere voorkomende gevallen vragen we vooraf toestemming aan je.
  • Je wedstrijduitslagen, trainingsactiviteiten en prestaties, persoonlijke records, lief en leed enz. kunnen vermeld worden op onze website, onze nieuwsbrief en in ons clubblad de Ronding. Tenzij je expliciet aangeeft dit niet te willen, ben je akkoord als lid van STG-Zaanstreek.
  • Je kunt je persoonsgegevens bekijken. Stuur s.v.p. dan een schriftelijk (e-mail) verzoekje aan het secretariaat en je krijgt per mail je geregistreerde gegevens toegestuurd.
  • Als je vindt dat de gegevens die wij van je hebben opgeslagen niet correct zijn, kun je ons (schriftelijk, per email) vragen om je gegevens aan te passen.
  • Je kunt ons vragen om je persoonsgegevens te wissen, dan wel je toestemming tot onze verwerking van je persoonsgegevens in te trekken. Als wij dit doen kunnen wij je niet langer ondersteunen als lid van STG-Zaanstreek en vraag je ons feitelijk om je lidmaatschap te beëindigen.
  • Je kunt bij ons bezwaar maken als je het niet eens bent met de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, we overleggen dan met je om het op de juiste manier vast te leggen.
  • Je krijgt bericht van ons als er iets mis is gegaan met je persoonsgegevens.
  • We bewaren van oud-leden alleen de NAW gegevens en einde lidmaatschap datum ten behoeve van de historie van de vereniging, tenzij een oud-lid expliciet aangeeft om uit het bestand verwijderd te willen worden. In dat geval anonimiseren we het betreffende oud-lid.
  • Ten slotte zijn we bezig om bij de Stichting AVG de AVG-verklaring te verwerven, dit is een zelf-verklaring waarin we verklaren dat we alle inspanningen hebben gepleegd om te voldoen aan de wet. Mogelijk zal het Protocol ledenlijst STG-Zaanstreek hierdoor verder aangepast worden. Tijdens de komende ALV in september 2018 zullen we je hierover verder berichten.

Uiteraard kan je met vragen altijd terecht bij het secretariaat en andere bestuursleden.

Clubblad DE RONDING

STG Nieuwsbrief